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Below you’ll find a list of answers to the most commonly asked questions about the Partners for Climate Protection program.
Benefits of the program
(Q) What are the benefits of joining PCP if my municipality is already participating in other climate initiatives?
(A) The PCP program is aligned with other initiatives and strives to produce documentation in partnership with other initiatives when requirements may differ to ease the reporting burden for municipalities. What makes the PCP program an accelerator to climate action is that it automatically connects your municipality with a network of over 500 municipalities across Canada with whom you can share successes and ask questions to aid each other in taking action on climate change. Also, the PCP program is free and provides municipalities with One-on-One technical coaching to answer questions related to creating GHG inventories, setting greenhouse gas emissions reduction targets and other technical aspects of greenhouse gas emissions reduction work.
(Q) Is there a way to find out if a certain municipality is a PCP member?
(A) You can reference the map on our website's membership page to see which municipalities are members and their milestone status. This map is updated on a quarterly basis.
Milestone support
(Q) Where can I find resources to help me complete the Milestone Framework?
(A) The PCP programs page features all the resources you need to accomplish each of the five milestones. PCP also has video recordings of workshops exploring the milestones and PCP Tool training sessions. These are available upon request via the PCP contact form or email.
(Q) How can my municipality learn from what other municipalities are doing?
(A) PCP has published many case studies highlighting best practices established in municipalities across Canada. You can filter by milestone and topic to read the case studies that are most relevant to your municipality. PCP has also posted a selection of plans from across the country that meet PCP requirements. If you'd like to reference the plans you can find them here:
What types of support are offered?
(Q) Is there a sample council resolution for Milestone 2?
(A) Yes, It can be downloaded from the PCP microsite.
(Q) Is there a template for Milestone 3?
(A) Yes, this template is available on the PCP microsite as a resource.
(Q) What is the Milestone 4 Matrix?
(A) The Milestone 4 Matrix walks municipal staff through how to complete an implementation strategy for their climate action plans.
(Q) Do we need to hire a consultant to carry out this work?
(A) No, the PCP program is designed to augment the skills and knowledge of municipal staff taking action on climate change through free resources, supports and one-on-one technical coaching from ICLEI Canada. To request technical assistance please contact ICLEI Canada or use the PCP contact form.
(Q) What should we look for if we want to hire a consultant?
(A) PCP has developed a resource that walks you through the process of engaging a consultant in the development of milestones 1-3. You can also use the PCP Hub to network with other PCP municipal staff to inquire about who they hired for similar work.
(Q) If I missed a webinar, can I access the recording?
(A) Yes, the majority of the webinars are available as recordings on ICLEI Canada's resources page or via email request.
Milestone submissions
(Q) How can I submit my documents to the PCP program?
(A) Milestone submissions can be uploaded directly into the PCP Milestone Tool or shared with ICLEI Canada.
(Q) How long after I submit my documents can I expect to receive recognition of the milestone?
(A) PCP will send out milestone recognition once per quarter.
Milestone recognition
(Q) How are my municipality’s achievements recognized by the PCP program?
(A) Municipalities receive a PCP award for each of their approved milestone submissions. This award can be renewed at any time and consist of:
- Digital Recognition Toolkit (the digital PCP award, social media images, icons for websites and sample text and press releases)
- An official letter and e-mail in recognition for each milestone achieved
- Mention in our quarterly newsletters
- (Optional) A feature in our National Measures Report, Annual Report, case studies or webinars
(Q) How do I access the Digital Recognition Toolkit?
(A) The Digital Recognition Toolkit will be shared with members automatically as a downloadable link in the official email recognizing your milestone achievements. It can also be requested using the online PCP contact form and selecting "digital recognition toolkit."
(Q) What is happening to the wooden puzzle pieces?
(A) While the wooden puzzle has been discontinued and replaced by the Digital Recognition Toolkit, members who wish to receive their missing physical puzzle pieces in addition to their digital awards, can make this request in a response to the recognition email or by contacting the PCP Secretariat. Please note that we will only be able to share the physical puzzle pieces with members who already have a puzzle frame and while supplies last. No new wooden puzzle trophy pieces will be offered.
(Q) Can I get recognized for work I started before joining PCP?
(A) Yes. If your municipality has the proper documentation and if the work was completed within a ten-year period of when you joined the PCP program, your municipality can submit to be recognized for previous achievements in GHG reductions.
PCP platforms
(Q) How do I create an account on the PCP Hub?
(A) You can submit a request to create an account via the PCP Hub. Shortly after your online form is submitted, you will receive an email confirming your request for access has been approved.
(Q) How can I access the PCP tool?
(A) You can request an account directly from the PCP Milestone Tool site. If a municipal account already exists someone from the PCP Secretariat will add you to the existing account. Each email can only be registered to one account at a time, so users can only be associated with one account unless they use multiple emails.
(Q) Can I use PCP platforms if I’m not an employee of a member municipality?
(A) Unfortunately, this is not possible. PCP platforms and services are reserved exclusively for municipal staff, elected officials and those contracted to work on the PCP file by the municipality.
Contact information
(Q) Why do we need to submit contact names and information if contacts with the program change frequently?
(A) Whoever is listed as the PCP contact(s) will receive notifications of when milestone submissions have been approved, a quarterly newsletter with important updates about the PCP program and any emails sent by the program to the municipality. It is important that PCP has up-to-date information to ensure that municipalities do not miss important email communications.
(Q) Why do we need to appoint an elected official as a contact? Does an elected official have additional responsibilities as a PCP member?
(A) The elected official does not have any official responsibilities. Their role is to be a champion for the GHG reduction work the municipality is undertaking and to support the staff working on the PCP milestones. The elected official will be copied on all official communications and will also be added to the program's quarterly newsletter. We find that having an elected official champion helps municipal staff achieve their objectives. We do allow new members to join without an elected official named, but it is not recommended.
(Q) I am leaving my position. How do I notify the program of a new contact update?
(A) Either fill out this contact form or email the program with the new contact's information. When you send the email ensure that you notify the person who will be taking over the file that you have appointed them.
Staff capacity issues
(Q) We have a small team, and these projects end up on the side of our desk, will we be able to meaningfully complete the five-step Milestone Framework without over-extending our staff?
(A) The PCP Milestone Framework is designed to meet the municipality where they are at. It aims to provide the necessary tools and resources for staff to complete it to their preferred extent, and to provide a helping hand along the way.
Funding
(Q) How can my municipality access funding from the Green Municipal Fund (GMF)?
(A) Available GMF funding offers can be found on the FCM website. Additional questions should be forwarded directly to GMF.
Restarting the framework
(Q) What are the benefits of going through the milestones again?
(A) The PCP Milestone Framework is designed to support municipal staff throughout the entirety of their greenhouse gas reduction activities and is a cyclical process. Once a municipality has achieved Milestone 5, the process of determining whether they have not met, met or surpassed their greenhouse gas emissions reduction target creates a GHG inventory that becomes the basis for a new Milestone 1. As you go through the PCP framework again your municipality can accelerate their climate action work by continuing to be a part of the PCP network, continuous education, peer learning, technical coaching and access to many other resources.
Other frequently asked questions
(Q) Another municipality near us wants to join the program, how do I refer them?
(A) Please share with them the PCP microsite and the sample joining resolution. Once complete, the joining resolution can be emailed directly to the PCP Secretariat for review.
(Q) How do I request a PCP delegation for my municipality's council meeting?
(A) Delegations can be requested via PCP's contact form or by sending an email to the PCP Secretariat.
(Q) How is PCP streamlining the reporting process for municipalities?
(A) PCP works to align our reporting standards to national and international standards. PCP also engages in on-going conversations with stakeholders in the space to determine the best ways to streamline reporting. As these decisions become final this information will be shared with PCP program members.
(Q) Will my plan be uploaded for other PCP members to reference, and I where can I reference other members plans?
(A) There is a private library of climate action plans hosted on the PCP Hub. Examples of previously approved municipal climate action plans will be shared through an online repository on PCP's website and the private library of plans will be accessible to members through the PCP Hub.
Should you wish to exclude your municipality's plan from this library, you may let us know via email at pcp@fcm.ca or using the contact form on the website.
Voici une liste de réponses aux questions les plus couramment posées sur le programme Partenaires dans la protection du climat.
Avantages du programme
(Q) Quels sont les avantages de se joindre au programme des PPC si ma municipalité participe déjà à d’autres initiatives de protection du climat?
(R) Le programme des PPC s’harmonise avec d’autres initiatives et s’efforce de produire de la documentation en partenariat lorsque les exigences peuvent différer, afin d’alléger le travail de communication de l’information des municipalités. Accélérateur de l’action climatique, le programme des PPC vous met automatiquement en contact avec un réseau de 500 municipalités à travers le Canada avec lesquelles vous pourrez parler de vos réussites et poser des questions afin de vous entraider dans la lutte aux changements climatiques. Le programme des PPC est gratuit et offre aux municipalités un encadrement technique individuel pour répondre aux questions sur l’établissement d’inventaires de GES, la fixation d’objectifs de réduction des gaz à effet de serre et d’autres aspects techniques de la réduction des émissions.
(Q) Peut-on savoir si une municipalité est membre du programme des PPC?
(R) La carte sur la page d'adhésion vous indique les municipalitésmembres et les étapes franchies.La mise à jour est faite tous les trois mois.
Pour franchir les étapes
(Q) Où trouver les ressources nécessaires pour franchir le cadre en cinq étapes?
(R) La page du programme des PPC fournit toutes les ressources dont vous aurezbesoin pour franchir chacune des cinq étapes. Vousaurez également accès à l’enregistrement vidéo des ateliers sur chacune desétapes et à des séances de formation sur l’outil PPC. formulaire de contact ou un courriel.
(Q) De quelle façon ma municipalité peut-elle profiter de l’expérience des autres municipalités?
(R) Le programmedes PPC a publié des études de cas illustrant les meilleures pratiques adoptées par des municipalités de tout le pays. Vous pouvez faire une recherche par étape pour lire les études de cas les plus pertinentes pour vous. Le programme a également publié une sélection de plans de municipalités qui répondent à ses exigences. Vous les trouverez ici :
Soutien offert
(Q) Existe-t-il un modèle de résolution du conseil pour l’étape 2?
(R) Oui, on peut le télécharger sur le microsite des PPC.
(Q) Existe-t-il un modèle pour l’étape 3?
(R) Oui, le modèle est disponible sur le microsite des PPC.
(Q) À quoi correspond la grille de mise en œuvre pour l’étape 4?
(R) La grille de mise en œuvre pour l'étape 4 aide le personnel municipal à élaborer une stratégie de mise en œuvre pour son plan d’action climatique.
(Q) Doit-on embaucher un(e) consultant(e) pour faire ce travail?
(R) Non. Le programme des PPC sert à accroître les compétences et les connaissances du personnel municipal qui prend des mesures concernant les changements climatiques en lui offrant des ressources gratuites, du soutien et un encadrement technique individuel d’ICLEI Canada. Pour demander une assistance technique, veuillez contacter ICLEI Canada ou utiliser le formulaire de contact des PPC.
(Q) Quelles caractéristiques doit-on rechercher si nous voulons embaucher un(e)consultant(e)?
(R) Le programme des PPC a créé une ressource qui vous guidera dans l’embauche d’un(e)consultant(e) pour travailler sur les étapes 1 à 3. Vous pourrez également demander au personnel d’autres municipalités qui ils ont embauché en vous servant de la plateforme des PPC.
(Q) Si j’ai manqué un webinaire, puis-je visionner l’enregistrement?
(R) Oui, la majorité des webinaires sont enregistrés et disponibles sur la page des ressources d'ICLEI Canada. Vous pouvez également les demander par courriel.
Rapports d’étape
(Q) Comment soumettre mes documents au programme des PPC?
(R) Les rapports d’étape peuvent être téléversés directement dans l'outil PPC ou transmis à ICLEI Canada.
(Q) Combien de temps après avoir soumis mes documents recevrai-je la confirmation que l’étape a été complétée?
(R) Le programme des PPC envoie les reconnaissances des étapes chaque trimestre.
Reconnaissance des étapes
(Q) Comment le programme des PPC reconnaît-il les réalisations de ma municipalité?
(R) Les municipalités reçoivent une récompense du programme des PPC à chacune des étapes réalisées et approuvées. Cette récompense peut être renouvelée en tout temps et comprend ce qui suit :
1) Trousse d’outils pour la reconnaissance numérique (la récompense PPC numérique, des images pour les médias sociaux, des icônes pour les sites Web et des exemples de textes et de communiqués de presse)
2) Une lettre et un courriel officiels de reconnaissance pour chaque étape réalisée
3) Une mention dans notre infolettre trimestrielle
4) (optionnel) Une mention dans notre Rapport national sur les mesures, notre rapport annuel, nos études de cas ou nos webinaires
(Q) Comment obtenir la trousse pour la reconnaissance numérique?
(R) La trousse pour la reconnaissance numérique sera automatiquement envoyée à nos membres sous forme de lien téléchargeable dans le courriel officiel reconnaissant les étapes atteintes. Vous pouvez également l’obtenir en nous écrivant au moyen du formulaire de contact PPC (sélectionner Trousse d’outils pour la reconnaissance numérique).
(Q) Qu’advient-il des morceaux de casse-tête en bois?
(R) Les morceaux de casse-tête en bois ont été abandonnés et remplacés par la trousse de reconnaissance numérique. Les membres qui souhaitent tout de même recevoir les morceaux manquants en plus de leurs récompenses numériques peuvent en faire la demande en répondant au courriel de reconnaissance ou en contactant le secrétariat des PPC. À noter que nous ne pourrons envoyer les morceaux de casse-tête qu’aux membres qui possèdent déjà le cadre, et ce, jusqu’à épuisement des stocks. Aucun nouveau trophée en bois ne sera offert.
(Q) Puis-je faire reconnaître le travail que j’ai amorcé avant d’adhérer au programme des PPC?
(R) Oui. Si votre municipalité possède les documents requis et si les travaux ont été réalisés dans les dix ans précédant votre adhésion au programme des PPC, elle peut faire reconnaître ses réalisations antérieures de réduction des GES.
Plateformes PPC
(Q) Comment créer un compte sur la plateforme des PPC?
(R) Vous pouvez envoyer une demande pour la création d’un compte via la plateforme des PPC. Peu de temps après l’envoi de votre formulaire, vous recevrez un courriel confirmant votre demande.
(Q) Comment puis-je accéder à l’outil PPC?
(R) Vous pouvez demander la création d’un compte directement sur le site de l'outil PPC. Si un compte existe déjà au nom de votre municipalité, le secrétariat des PPC vous ajoutera au compte. Un courriel ne peut être associé qu’à un seul compte à la fois. Un utilisateur ne peut donc être associé qu’à un seul compte à moins d’utiliser plusieurs courriels.
(Q) Puis-je utiliser les plateformes du programme des PPC si je ne fais pas partie du personnel d’une municipalité membre?
(R) Ce n’est malheureusement pas possible. Les plateformes et les services des PPC sont réservés exclusivement au personnel municipal, aux élu(e)s et aux personnes embauchées par la municipalité pour travailler sur le dossier PPC.
Personnes-ressources
(Q) Pourquoi devons-nous fournir le nom et les coordonnées des personnes-ressources pour le programme si elles sont appelées à changer souvent?
(R) Les personnes-ressources recevront les avis de confirmation des étapes atteintes, une infolettre trimestrielle contenant des nouvelles importantes sur le programme et tous les courriels que le programme enverra à la municipalité. Les renseignements doivent être à jour afin que les municipalités ne ratent pas d’importantes communications par courriel.
(Q) Pourquoi devons-nous nommer un(e) élu(e) comme personne-ressource? Cette personne a-t-elle des responsabilités supplémentaires entant que membre des PPC?
(R) Le ou la représentant(e) élu(e) n’a pas de responsabilités officielles. Son rôle est de faire valoir le travail de réduction des GES entrepris par la municipalité et d’appuyer le personnel qui travaille à accomplir les étapes. Cette personne recevra aussi toutes les communications officielles et l’infolettre trimestrielle du programme. Nous avons remarqué que le fait d’avoir un(e) élu(e) qui fait officiellement la promotion du programme aide le personnel municipal à atteindre ses objectifs. Nous permettons à de nouveaux membres de se joindre au programme sans qu’un(e) représentant(e) élu(e) soit nommé(e), mais nous ne le recommandons pas.
(Q) Je quitte mon poste. Comment indiquer au programme le nom du nouveau contact?
(R) Vous pouvez remplir ce formulaire de contact ou envoyer un courriel contenant les coordonnées de la nouvelle personne-ressource. Avant d’envoyer votre message, assurez-vous d’informer la personne qui reprendra le dossier que vous l’avez mandatée.
Problèmes de capacité du personnel
(Q) Notre équipe est petite et ces projets finissent souvent en dessous de la pile. Pourrons-nous accomplir adéquatement le cadre en cinq étapes sans sur charger notre personnel?
(R) Le cadre en cinq étapes du programme des PPC est fait pour répondre aux besoins de la municipalité en respectant son rythme. Il fournit les outils et les ressources nécessaires pour que le personnel puisse le réaliser à sa guise et il lui prête main forte en cours de route.
Financement
(Q) Que doit faire ma municipalité pour obtenir du financement du Fonds municipal vert (FMV)?
(R) Les offres de financement du FMV sont listées sur le site Web de la FCM. Pour toute autre question, il faut s’adresser directement au FMV.
Recommencer le cadre
(Q) Quels sont les avantages de franchir les étapes à nouveau?
(R) Le cadre en cinq étapes du programme des PPC, un processus cyclique, est conçu pour aider le personnel municipal dans l’entièreté de ses activités de réduction des gaz à effet de serre. Une fois qu’une municipalité a atteint l’étape 5, le processus qui consiste à déterminer si elle a atteint, n’a pas atteint ou a dépassé son objectif de réduction des émissions de gaz à effet de serre permet de générer un inventaire de GES qui formera la base d’une nouvelle étape 1. En recommençant le cadre en cinq étapes, votre municipalité pourra accélérer son travail d’action climatique en continuant à faire partie du réseau PPC, en faisant de la formation continue, en apprenant de ses pairs, en profitant d’un encadrement technique et en bénéficiant de nombreuses autres ressources.
Autres questions courantes
(Q) Une municipalité près de nous veut adhérer au programme, comment puis-je l’aiguiller?
(R) Vous pouvez leur faire découvrir le microsite des PPC et leur envoyer le modèle de résolution d'adhésion. Une fois remplie, la résolution pourra être directement envoyée au secrétariat des PPC.
(Q) Comment demander qu’une délégation du programme des PPC se joigne à la réunion du conseil de ma municipalité?
(R) Il est possible de demander la visite d’une délégation en remplissant le formulaire de contact ou en envoyant un courriel au secrétariat des PPC.
(Q) De quelle façon le programme des PPC simplifie-t-il le processus de communication de l’information pour les municipalités?
(R) Le programme des PPC s’efforce d’aligner ses normes de communication de l’information avec les normes nationales et internationales. De plus, le programme échange régulièrement avec les acteurs du domaine afin de trouver les meilleures manières de simplifier la communication de l’information. Une fois les décisions prises, les membres sont mis au courant des détails.
(Q) Mon plan sera-t-il accessible aux autres membres du programme, et où puis-je consulter le plan des autres membres?
(R) Une bibliothèque privée de plans d’action pour le climat est disponible sur la plateforme des PPC. Des exemples de plans d’action climatiques municipaux approuvés seront mis à disposition dans un répertoire en ligne sur le site Web des PPC et la bibliothèque privée de plans sera accessible aux membres sur la plateforme des PPC.
Si vous ne souhaitez pas que le plan de votre municipalité fasse partie de cette bibliothèque, écrivez-nous à l’adresse pcp@fcm.ca ou au moyen du formulaire de contact sur notre site Web.